なぜ返事してくれないの?コミュニケーションコストが高い人の対応方法3選!

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ワーママのお仕事のコツ
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コミュニケーションコストが高い人、周りにいませんか?

例えばこのような人です。

  • 普通なら一往復で完了するやり取りでも、何度もやり取りが必要で時間がかかってしまう人
  • 複数質問すると、一部の回答しか返ってこず、確認に時間がかかってしまう
  • やらなければいけないことをすぐに忘れ、何度もリマインドしないといけない人

このような「コミュニケーションコストが高い」人たちは、一緒に仕事をしていく上で無駄に時間を奪っていく人です。

もちろん、コミュニケーションを取ること自体は絶対必要、ということは誰でも知っていますよね。
しかしここで問題になるのが、不要なコミュニケーションが頻繁に発生してしまうコミュニケーションがあるということ。

仕事を円滑に進めるためのコミュニケーションが逆にストレスの元になってしまうのは、できる限り避けたいことです。

この記事では、できる限りストレスを減らしながらも「できる人」と思われるようなコミュニケーションのコツを紹介します。

周りにコミュニケーションコストが高い人がいる人は、ぜひ参考にしてみてください!

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特に困るのが「無反応」

コミュニケーションコストが高い人たちの中でも、特に大変なのが「無反応」な人です。

例を挙げると、以下の4パターンに当てはまる人です。

  1. 返事・返信しない人
  2. 作業を依頼しても反応しないだけではなく、無視してやらない人
  3. 作業漏れを指摘しても、やらない人
  4. 番外編:指摘すると逆切れする人

ひとつずつ、詳しく解説していきます。

返事・返信しない人

質問したり、確認したりしたとき、返事や返信しない人はいませんか?

「これをお願いします」と話しても、返事なし。
「聞こえています?」と聞いても、反応なし。

おそらく、聞きたくない・やりたくないという気持ちがあってこのような行動に出ているような気がするのですが、一緒に仕事をしている身としては「勘弁してくれ」ですよね。

しかし、どのようなことであっても、反応は絶対必要です。

難しいのなら、難しいことを伝えたうえで、どこまでならできるか、を伝える。
忙しいなら、他作業を伝えて優先順位を決めてもらったり、代替案を考えてもらったりする。

子どもならいざ知らず、社会人であればしっかりと現状を考え伝えることが必要ですが、それができない人がいるのが現状です。

作業を依頼しても反応しないだけではなく、無視してやらない人

「この作業、お願いします」

と伝えても反応なし。

そういう人でも、返事はないけれど作業はしてくれる、という人もいます。
コミュニケーションが苦手な人に多いイメージですが、仕事が進むのならばまだマシでしょう。

最悪なのが、返事をしないだけでなく、作業自体も無視する人です。

やってください → 無視 → やってください → 無視 → これどうなっていますか? → 無視…

という感じで永遠にループしていくと、自分でやったほうが早い…と結局自分でやってしまう人もいるかもしれません。

作業漏れを指摘しても、やらない人

自分が指示した仕事ではないけれど、やり忘れを見つけた時は「これ忘れていますよ?」と伝えることもあると思います。

しかし、それでもやらない人は存在します。

最悪なのが、返事をして作業は手つかず、という人。

本当にこんな人いるの?と思われる方もいるかもしれませんが、(悲しいこと)少なくとも私の周りには存在します。

番外編:指摘すると逆切れする人

逆切れする人が身近にいると、こちらのモチベーションまで削がれますよね。

しかも、その影響は近くにいる人まで及んでしまうこともあり、悪影響しかありません。

以前「なぜその仕事を私がしないといけないんですか!」と怒鳴る人がいたのですが(ちなみに、誰がどう見ても怒鳴った人の仕事)、周りの空気は悪くなるし、だからといってその人の仕事がなくなるわけでもないし、散々なことがありました。

このようなパターンはなかなかないと思うのですが、もし周りにこのような人がいる場合、可能な限り接点を持たないようにするのが良いですね。

困った人の対応方法のコツ3選

今までできなかった人が急にできるようになることはあり得ません。

言葉で注意して、と言っても絶対無理です。

じゃあストレスをためながら対応するしかないか、と言えばそうでもありません。

一番のストレスは「反応が無いこと」

ならば、「何らかな反応」をもらえるような仕組みにすれば、ストレスも減るでしょう。

お勧めするのが、以下の3つです。

  1. 最初は優しく証拠が残る方法でリマインド&確認
  2. 感情的にならない
  3. 事実と感情をわけて、上司に報告

それではひとつずつ解説していきます。

1.最初は優しく証拠が残る方法でリマインド&確認

もしかしたら…悪意や故意ではなく、単に忘れていた、という場合もあるかもしれません。

ですので、最初から「悪意がある無視」と決めつけず、まずは優しくリマインドや確認をした方がいいですね。

もし対面や口頭であれば、返事をしっかりもらいましょう。その際、期限を決めることを忘れずに!

その後、確認や合意したことを、メールやチャットで送るとBESTです。

メールやチャットの場合は、また返信をもらえない可能性が高いので、その場合は面倒でも対面や口頭で確認することをお勧めします。

その場合も、再度メールやチャットで確認や合意したことを共有しましょう。

ここでポイントは「証拠が残る方法で、合意や確認したことを残す」ということです。

言った・言わないであとから揉めないようにするコツです。

2.感情的にならない

勝ち負けの世界ではないものの、感情的になったら負けです。

ビジネスの世界では「感情的になる」=「感情のコントロールができない」とみなされ、評価が下がる可能性が高いです。

どんなにイライラすることがあっても、感情的にならず冷静に対応するのが良いでしょう。

私の場合、嫌なことやイライラすることがあったときは「私はサイコパス」と心の中で唱えながら笑顔で対応することを心がけています。

事実と感情をわけて、上司に報告

自分だけではどうしてもうまく進められない時は、上司に報告しましょう。

報告のコツは「事実と感情・考えを分けて報告する」です。

そうすることで、上司は「今あなたが、どのような状況で、何に困っているか」ということがすぐに理解できるからです。

その分対処も素早く的確にしてもらえる可能性も高くなるうえ、報告が上手いと上司からの信頼も厚くなるので一石二鳥です。

なお、困った状況の報告だけでなく、上司に報告や説明をする際にこのコツは活用できますよ!

【実話】無視する人の対処方法とその後

ここからは、無視する人に対して私が実施した対処方法とその後を紹介したいと思います。

私の会社は、残業する場合は事前に申請しないといけません。

しかし、やっぱり事前申請を忘れる人はいるんですよね。

対策として、毎日夕方に残業する場合は事前に申請するよう、リマインドメールを送ることにしました。

その対策を行ったことで、ほぼ無申請の残業は減ったのですが、ひとりだけどうしても何をやっても申請しない人がいました。

そこで私が行ったのは以下の2つです。

  1. 事前にこのようなことをすると上司に連絡してOKをもらう
  2. 申請しない人に、「事前申請はルールなので、無申請の場合は承認しない=残業代が出ない」と説明

この「残業代が出ない」というところが響いたようで、それ以降リマインドメールを送る前に残業事前申請が出てくるようになりました。

このように、デメリットを強調するという手段も有効かなと思います。

無感情で対応して、ストレスを減らそう!

子どもと遊ぶお父さんコミュニケーションコストが高い人を相手するのは、大変だけでなく精神衛生上も悪いですよね。

できれば、そのような人とは離れたいところです。

しかし、仕事上では簡単に離れられないことも多いでしょう。

コミュニケーションコストが高い人は、真正面から対応するだけ無駄です。

  1. 最初は優しく証拠が残る方法でリマインド&確認
  2. 感情的にならない
  3. 事実と感情をわけて、上司に報告

面倒な人と関わらなければいけない時は、今回紹介した上記3つのコツを試して、少しでもストレスを減らしましょう。


  

お読み頂きありがとうございました。

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